Datenschutzerklärung

Worum geht es?

Im Zusammenhang mit dem Betrieb der Website https://www.pbs-schweiz.ch/ und im Besonderen im Rahmen ihrer Verbandstätigkeit beschafft und bearbeitet der Verein PBS und Grusskarten Schweiz (nachfolgend «wir», «uns») Personendaten, die Sie betreffen.

«Personendaten» sind alle Informationen, die mit einer bestimmten oder bestimmbaren Person verbunden sind und Rückschluss auf die Identität ermöglichen. Dazu gehören insbesondere Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Eine «Bearbeitung» der Daten liegt bei jedem Umgang mit Personendaten vor, das heisst, namentlich bei der Veränderung, Löschung, Bekanntgabe, Beschaffung, Speicherung und Verwendung dieser Daten.

In der vorliegenden Datenschutzerklärung informieren wir Sie, wie wir wo welche Personendaten zu welchem Zweck wie lange bearbeiten, wenn Sie unsere Website nutzen, unsere Dienstleistungen beziehen oder anderweitig mit uns in Verbindung stehen. Gegebenenfalls informieren wir Sie rechtzeitig über weitere Bearbeitungsaktivitäten, die nicht in dieser Datenschutzerklärung erwähnt sind.

Wenn Sie uns Daten über andere Personen bekanntgeben, stellen Sie uns diese nur zur Verfügung, wenn Sie dies dürfen und diese Daten richtig sind. Bitte stellen Sie auch sicher, dass diese Dritten über diese Datenschutzerklärung informiert wurden.

Wer ist verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Personendaten?

Für die Datenbearbeitungen, die wir nachfolgend beschreiben, ist verantwortlich:

PBS und Grusskarten Schweiz, Papeterie-, Büro-, Schreibwaren und Grusskartenverband Schweiz
c/o Anwaltskanzlei Mägerle
Obergasse 19
8400 Winterthur

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, können Sie sich gerne an uns wenden:
+41 52 213 84 84

Welche Daten erheben wir von Ihnen?

Wir bearbeiten vor allem Personendaten, die Sie uns im Rahmen der Mitgliedschaft, bei der Verwendung unserer Website, bei einer Geschäftsbeziehung oder Tätigkeit für den Verband, bei der Anmeldung für einen Anlass oder bei einer Kontaktaufnahme zur Verfügung stellen, die wir beim Betrieb unserer Website oder im Rahmen unserer Tätigkeit über Sie erheben oder von Dritten (insbesondere Ihrem Arbeitgeber) erhalten. So weit erlaubt, entnehmen wir Personendaten auch öffentlich zugänglichen Quellen (bspw. Internet, Presse, etc.).

Es handelt sich unter anderem dabei um folgende Kategorien von Personendaten:

• Stammdaten (bspw. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geschlecht, Funktion, Geburtsdatum, Foto, Kundenhistorie, Ausweiskopie, etc.)
  Bei den Stammdaten handelt es sich um grundlegende Daten, welche wir zur Durchführung eines Anlasses, zur Kontaktaufnahme, zur Abwicklung des Vertragsverhältnisses (Geschäftspartner oder Funktion für Verband) oder für Administrativzwecke (bspw. Buchung von Hotels) benötigen. Im Rahmen der Mitgliedschaft führen wir ein Adressverzeichnis, in welchem Sie als Ansprechperson aufgeführt werden können. Wir erhalten diese Stammdaten von Ihnen selbst, bspw. wenn Sie mit uns in Kontakt treten oder sich für einen Anlass anmelden. Teilweise erhalten wir diese Daten auch von Dritten (insbesondere Ihrem Arbeitgeber, wenn Sie Ansprechperson eines Mitglieds sind) oder öffentlich zugänglichen Quellen.

• Kontaktdaten (bspw. Handynummer, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, etc.)
  Bei den Kontaktdaten handelt es sich um sämtliche Daten, welche zur Kommunikation mit Ihnen per Telefon, E-Mail oder brieflich etc. erforderlich sind. Diese Angaben erhalten wir direkt durch Sie, beispielsweise wenn Sie mit uns in Kontakt treten oder eine Funktion für den Verband ausüben, von Drittpersonen wie Ihrem Arbeitgeber, wenn Sie Ansprechperson sind oder als Referent vorgeschlagen werden, oder von öffentlich zugänglichen Quellen.
  

• Vertragsdaten (bspw. Angaben zum betreffenden Vertrag, insbesondere zur vereinbarten Dienstleistung und Entschädigung, Daten aus Vertragsverhandlungen, Rückmeldungen, etc.)
  Vertragsdaten sind sämtliche Daten, die im Zusammenhang mit dem Vertragsschluss bzw. der Vertragsabwicklung anfallen. Diese Angaben erhalten wir in der Regel von Ihnen, erheben sie aber auch von Dritten oder aus öffentlich zugänglichen Quellen.

• Kommunikationsdaten (bspw. Name, Kontaktangaben, Art, Weise, Ort und Zeit der Kommunikation und i.d.R. auch Inhalt, etc.)
  Kommunikationsdaten sind sämtliche Rand- und Inhaltsdaten, welche wir im Rahmen der Kommunikation mit Ihnen erfassen, sei dies über ein Formular, per E-Mail, Telefon, brieflich oder sonst wie.

• Finanzdaten (bspw. Entschädigungen, etc.)
  Bei den Finanzdaten handelt es sich um Daten, welche Auskunft über Ihre finanzielle Situation geben. Wir erhalten diese Informationen von Ihnen direkt, von Behörden oder öffentlich zugänglichen Quellen.

• Zahlungsangaben (bspw. Bankverbindung, Kontonummer und Kreditkartendaten, etc.)
  Zahlungsangaben sind sämtliche Daten, welche zur Abwicklung von Zahlungen an Sie oder von Ihnen erforderlich sind. Wir erhalten diese Daten von Ihnen selbst oder Ihrer Bank.

• Verhaltens- und Präferenzdaten (Angaben über bestimmte Bedürfnisse, Ergebnisse von Umfragen, etc.)
  Verhaltens- und Präferenzdaten sind sämtliche Daten zu Ihrem Verhalten oder Ihrer Präferenz, welche wir erheben, um Sie besser kennenzulernen und unsere Angebote auf Sie abzustimmen. Wir werten einerseits die uns vorliegenden Daten über Sie aus (bspw. aus den Umfragen, oder in anonymisierter Form beim Zugriff auf den Blog bzw. unsere Website) und ergänzen diese andererseits mit Angaben, welche wir von Dritten erhalten oder aus öffentlich zugänglichen Quellen beziehen.

• Bildmaterial (Fotos, etc.)
  Beim Bildmaterial handelt es sich um Daten, auf welchen Sie erkennbar sind. Wir nehmen Fotos von Ihnen anlässlich von Veranstaltungen [Generalversammlung, Tagungen etc.] oder zur Publikation auf unserer Website auf. Ebenfalls kann es vorkommen, dass Sie uns Bildmaterial von sich selbst zur Verfügung stellen.
  

• Technische Daten (Name der abgerufenen Webseite und Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Betriebssystem, Browser, anfragende Domain und die IP-Adresse des anfragenden Computers oder Netzwerks, etc.)
  Bei den technischen Daten handelt es sich um sämtliche Daten, welche bei der Verwendung unserer Website anfallen. Dabei werden insbesondere die IP-Adresse Ihres Endgerätes und weitere technische Daten erhoben, um die Funktionalität und Sicherheit unserer IT-Infrastruktur bzw. unserer Website sicherzustellen oder für Sicherungs- und Trackingzwecke.

Zu welchem Zweck bearbeiten wir Ihre Daten?

Wir bearbeiten Ihre Personendaten in erster Linie, um unseren vertraglichen und allfälligen gesetzlichen Pflichten nachzukommen und um unsere Verbandtätigkeiten durchzuführen.

Im Einzelnen erfolgen die Bearbeitungen zu folgenden wesentlichen Zwecken:

• Aufnahme, Verwaltung, Abwicklung und Beendigung von Mitgliedschaften
  Bspw. Kontaktaufnahme im Rahmen von möglichen Mitgliedschaften; Aufnahme Mitgliedschaft, etc.

• Verbandstätigkeit
  Bspw. Verbandstätigkeiten wie Abhalten von Generalversammlungen und Tagungen; Durchführung von Umsatzstatistiken; Wahl von Vorstandsmitgliedern und Revisoren; Anstellung von Geschäftsführung, etc.

• Kommunikation mit Ihnen
  Bspw. Beantwortung von Anfragen; Einholung von Informationen; Versand von Newslettern; Information über Neuigkeiten, etc.
  

• Betrieb unserer Website
  Bspw. Erhebung von technischen Daten; Auswertung dieser Daten, etc.

• Administration und Organisation von Veranstaltungen
  Bspw. Bezahlung Rechnung; Archivierung; Buchhaltung; Führen von Verzeichnissen; Verwaltung von Mitgliedern, Funktionären und Dienstleistern wie Referenten; Eintreibung Mitgliedschaftsbeiträge; Dokumentenablage; Buchung von Sitzungs- und Hotelzimmer; Organisation von Mittag- und Abendessen; Einladung von Referenten, etc.

• Sicherheitszwecke und Dokumentation
  Bspw. Zugangskontrollen; Sicherstellen von IT-System und Geschäftsbetrieb; Schutz der Daten und Infrastruktur; Tests der Netzwerke; System- und Fehlerprüfungen; Dokumentation von Sicherheitsvorfällen; Zutrittskontrollen; Datensicherung; Dokumentation der Erbringung der Dienstleistung und der Kommunikation, etc.
  

• Veröffentlichungen
  Bspw. Einladung zu Mitgliederanlässe; Information über Neuigkeiten, Dienstleistungen und Produkte; Veröffentlichungen; Durchführung von Veranstaltungen; Versenden eines Newsletters, etc.

• Statistische Auswertungen
  Bspw. Auswertungen über Nutzung unserer Ressourcen inklusive der Website und Blog; Analyse der Zufriedenheit; Mitgliederbefragungen; Umfragen, etc.

• Einhaltung der Compliance und Durchsetzung von Rechtsansprüchen und Verteidigung in Zusammenhang mit rechtlichen Streitigkeiten und behördlichen Verfahren, Verhinderung von Fehlverhalten
  Bspw. Überprüfung von Verstössen; Mahnwesen; Durchführung von Gesundheitskonzepten; Erfüllung von Auskunftspflichten; Einleitung von Verfahren; Abwehr von Rechtsansprüchen, etc.

Was gilt im Besonderen bei der Nutzung unserer Website?

Die Betreiber der Website https://www.pbs-schweiz.ch/ nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und behandeln personenbezogene Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Jeder Zugriff auf diese Website und jeder Abruf einer auf der Website hinterlegten Datei werden protokolliert. Die Speicherung dient nur für interne, statistische Auswertungen zum Zweck des Betriebs und der Sicherheit. Protokolliert werden: Name der abgerufenen Webseite und Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Betriebssystem, Browser, anfragende Domain und die IP-Adresse des anfragenden Computers oder Netzwerks. Diese Daten werden maximal 12 Monate gespeichert und anschliessend komplett gelöscht.

Weitergehende personenbezogene Daten werden nur erfasst, wenn diese Angaben freiwillig etwa im Rahmen eines Kontaktformulars, einer Anfrage oder Registrierung gemacht werden. Die vom Benutzer übermittelten Personendaten werden nicht an Dritte weitergegeben und lediglich für den jeweils angegebenen Zweck benutzt, gespeichert und anschliessend gelöscht.

Es kann vorkommen, dass innerhalb dieser Website Inhalte Dritter, wie zum Beispiel Karten von Google Maps, Videos von YouTube oder Grafiken von anderen Websites eingebunden werden. Dies setzt immer voraus, dass die Dritt-Anbieter die IP-Adresse der Nutzer zur Auslieferung und Darstellung der angefragten Inhalte kennen.

Wenn möglich werden nur solche Inhalte verwendet, deren jeweilige Dritt-Anbieter die IP-Adresse lediglich zur Auslieferung der Inhalte verwenden. Über die Speicherung der IP-Adresse durch Dritt-Anbieter beispielsweise für statistische Zwecke kann jedoch keinen Einfluss genommen werden. Soweit dies uns bekannt ist, klären wir die Nutzer darüber auf.

Für Angebote Dritter, auf welche auf dieser Website mittels Links verwiesen wird, kann keine Gewähr für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen übernommen werden.

Was gilt im Besonderen beim Versand von Newslettern?

Wir versenden an unsere Mitglieder kostenlose Newsletter zu Anlässen, Angeboten und mit weiteren Informationen. Wir erfassen von Ansprechpersonen den Namen, die E-Mail-Adresse und allfällige weitere Kontaktangaben, welche wir für den Versand und Ihre Identifizierung benötigen. Sie können sich jederzeit von diesem Angebot abmelden. Ihre Daten werden dann umgehend gelöscht.

Worauf achten wir bei der Bearbeitung Ihrer Daten?

Wir bearbeiten Ihre Personendaten im Einklang mit der geltenden Datenschutzgesetzgebung und berücksichtigen dabei die Bearbeitungsgrundsätze. Das heisst, wir bearbeiten Ihre Daten nach Treu und Glauben und zu den vorstehend erwähnten Zwecken. Wir achten dabei auf eine transparente und verhältnismässige Bearbeitung.

Sollten wir einen Bearbeitungsgrundsatz ausnahmsweise nicht einhalten, kann die Datenbearbeitung dennoch rechtmässig sein, da wir uns auf einen der nachfolgenden Rechtfertigungsgründen stützen:

• Ihre Einwilligung
• Überwiegendes privates oder öffentliches Interesse (bspw. Abwicklung des Vertragsverhältnisses)
• Gesetzliche Grundlage

Sollte ausnahmsweise die EU-Datenschutzgrundverordnung «DSGVO» auf bestimmte Bearbeitungen anwendbar sein, stützen wir unsere Bearbeitungstätigkeiten darauf, dass sie für die Anbahnung oder Abwicklung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich ist oder dass wir oder Dritte ein berechtigtes Interesse (bspw. die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften) daran haben oder eine gesetzliche Grundlage besteht. Teilweise stützen wir die Bearbeitung auch auf Ihre Einwilligung und informieren Sie gesondert über die Zwecke.

Gewisse Personendaten von Ihnen benötigen wir zwingend, um unsere Tätigkeit erbringen zu können (bspw. Stamm-, Vertrags- und Registrierungsdaten). Ohne diese Daten können wir mit Ihnen keinen Vertrag abwickeln oder die Website kann nicht genutzt werden (bspw. technische Daten).

Wem geben wir Ihre Personendaten bekannt?

Beim Betrieb unserer Website und im Rahmen unserer Tätigkeiten geben wir Ihre Personendaten zur Erfüllung der vorstehend genannten Zwecken soweit erforderlich an folgende Kategorien von Empfängern bekannt:

• Externe IT-Dienstleister mit Zugriff auf Ihre Personendaten (für Website, Support, Cloud-Service, etc.; insbesondere Microsoft, Dropbox)

• Andere Dienstleister mit Zugang zu Ihren Personendaten (wie Telefonservice, Hotel, Veranstaltungsorte, Verband Schweizerische Papeterien [VSP])

• Geschäftspartner (bspw. Referenten, Vorstandsmitglieder, Handel Schweiz etc.)

• Zahlungsdienstleister

• Beratungsunternehmen (Rechtsberatung, Steuern, etc.)

• Buchhaltung, Treuhand, Versicherungen und Revisionsunternehmen

• Behörden, Gerichte, Parteien (bspw. Sozialversicherungen, Strafverfolgungsbehörden, Zivilgerichte, Gegenparteien und sonstige Beteiligte, Zeugen, etc.)

• Öffentlichkeit, insbesondere Besucher unserer Website

Diese Empfänger bearbeiten Ihre Daten in unserem Auftrag, als gemeinsame oder eigenständige Verantwortliche und können ihrerseits Dritte beiziehen, so dass Ihre Daten auch diesen zugänglich sind. Es sei an dieser Stelle auf die Datenschutzerklärungen der jeweiligen Unternehmen verwiesen, welche Sie auf deren Website finden können.

Werden Ihre Personendaten ins Ausland bekanntgegeben?

Wir bearbeiten Ihre Daten ausschliesslich in der Schweiz. Wir können die Personendaten aber an Empfänger übermitteln, die ihrerseits die Personendaten in anderen Ländern weltweit bearbeiten. Es kann zudem sein, dass wir rechtlich verpflichtet sind, Daten an Behörden und andere Personen im Ausland zu übermitteln.

Sollten einzelne dieser Staaten kein genügendes Datenschutzniveau gewährleisten, verwenden wir insbesondere anerkannte Standardvertragsklauseln zur Sicherstellung eines angemessenen Datenschutzes oder stützen uns fallweise auf Ihre Einwilligung. In Einzelfällen ist die Bekanntgabe auch für überwiegende private oder öffentliche Interessen erforderlich, wie zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen. Die revidierten Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission sind hier: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj? abrufbar.

Liegen automatisierte Einzelentscheidungen vor?

Als «automatisierte Einzelentscheidung» gelten Entscheidungen, die vollständig automatisiert erfolgen, d.h. ohne menschlichen Einfluss, und die rechtlichen Konsequenzen für die betroffene Person haben oder sie in anderer Weise erheblich beeinträchtigen.

Wir setzen derzeit keine solche Verfahren ein. Sollte dies einmal vorkommen, werden wir Sie gesondert darüber informieren. Diesfalls haben Sie das Recht, Ihren Standpunkt darzulegen und zu verlangen, dass eine natürliche Person die entsprechende Entscheidung überprüft.

Wann werden Ihre Daten gelöscht?

Wir bearbeiten Ihre Personendaten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist und darüber hinaus so weit im Einzelfall längere gesetzlichen Aufbewahrungspflicht bestehen, die Aufbewahrung aus Dokumentations- oder Beweisgründen erforderlich oder technisch bedingt ist. Danach werden die Daten anonymisiert oder gelöscht.

Daten, die wir im Rahmen unserer Tätigkeit erheben, bewahren wir in der Regel bis 10 Jahre nach Beendigung des Vertragsverhältnisses bzw. der Mitgliedschaft auf. Daten, die wir bei Ihrem Besuch auf unserer Website erheben, werden für zwölf Monate aufbewahrt.

Wie schützen wir Ihre Daten?

Wir haben angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit ergriffen wie Schulung der Mitarbeitenden, Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern, etc.

Wir weisen Sie darauf hin, dass wir im Rahmen unserer Dienstleistung auf externe IT-Dienstleister und Cloud-Provider mit Servern in der Schweiz zurückgreifen. Wir setzen sodann bestimmte IT-Dienstleistungen sowie Kommunikationsmittel ein, welche mit Datensicherheitsrisiken verbunden sein können (z.B. E-Mail, Videokonferenzen). Es obliegt Ihnen, uns über den Wunsch nach besonderen Sicherheitsmassnahmen zu orientieren

Welche Rechte haben Sie in Bezug auf Ihre Personendaten?

Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte:

• Auskunftsrecht:
  Sie haben grundsätzlich kostenlos und jederzeit das Recht, Auskunft über Ihre von uns bearbeiteten Personendaten zu erhalten.

• Recht auf Datenherausgabe:
  Sie haben das Recht, bestimmte Personendaten in einem gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen Dritten übertragen zu lassen.

• Berichtigungsrecht:
  Sie haben kostenlos und jederzeit das Recht, Ihre Daten korrigieren zu lassen, wenn diese nicht richtig erfasst sind.

• Recht auf Vergessen:
  Sie haben grundsätzlich (gesetzliche Verpflichtungen vorbehalten) das Recht, uns anzuweisen, Ihre Personendaten zu löschen.
  

• Recht auf Widerruf:
  Sie haben jederzeit das Recht, eine Einwilligung für die Zukunft zu widerrufen, soweit die Bearbeitung auf dieser Einwilligung beruht.

• Recht auf Widerspruch:
  Sie haben jederzeit das Recht, für die Zukunft einer Datenbearbeitung zu widersprechen. Dies gilt insbesondere für Bearbeitungen zum Zweck des Direktmarketings.

• Rechtsweg:
  Sie haben jederzeit das Recht, Ihre Rechte gerichtlich durchzusetzen oder eine Meldung beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten einzureichen.

Im Einzelfall gelten einzelne dieser Rechte nicht oder nur eingeschränkt bzw. verzögert. Wir würden Sie über einen solchen Fall informieren.

Zur Geltendmachung dieser Rechte, wenden Sie sich bitte an: +41 52 213 84 84 oder PBS und Grusskarten Schweiz, c/o Anwaltskanzlei Mägerle, Obergasse 19, 8400 Winterthur

Können wir diese Datenschutzerklärung abändern?

Es kann vorkommen, dass wir die vorliegende Datenschutzerklärung anpassen müssen. Die Änderungen werden auf https://www.pbs-schweiz.ch/impressum-datenschutz veröffentlicht, Sie werden nicht gesondert informiert. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung.